Is een overboekingsstrategie interessant voor jouw hotel?

Een overboeking is de grootste nachtmerrie van gasten én hoteliers. Toch wordt er bij veel hotels gebruik gemaakt van een overboekingsstrategie. Een goede strategie kan ontzettend veel opleveren, maar let wel op: een consistent slechte strategie kan leiden tot reputatieschade. In dit artikel vertellen we meer over overboekingsstrategieën en wat het kan betekenen voor jouw hotel.

Wat is een overboeking?

Waarschijnlijk heb je er zelf al eens mee te maken gehad en weet je heel goed wat een overboeking is, maar voor degenen die het niet weten: een overboeking betekent dat er meer reserveringen zijn gemaakt dan dat er kamers zijn. De overboeking wordt vaak bewust veroorzaakt door revenue managers om de omzet te verhogen, maar kan soms ook ontstaan wanneer er bijvoorbeeld onverwacht onderhoud nodig is voor een hotelkamer of wanneer er een probleem ontstaat in het boekingsproces.

In het geval dat een revenue manager de overboeking bewust laat ontstaan, spreken we van een overboekingsstrategie. Het is een methode om de bezettingsgraad en de omzet te verhogen. Hoewel er voorafgaand aan de aankomstdatum overboekingen staan, is het doel om met een vooraf ingeschatte hoeveelheid annuleringen en no-shows op de dag van aankomst een 100% bezettingsgraad en geen enkele ´echte’ overboeking te hebben.

Lees ook: 13 Prijstypes Voor Jouw Hotel

Waarom hotelkamers overboeken?

Overboeken is een strategie van revenue managers om een zo hoog mogelijke bezettingsgraad te behalen. Vooraf wordt nauwkeurig aan de hand van data geanalyseerd hoeveel kan worden overgeboekt.

Wanneer je de doelstelling hebt om 100% van je hotelkamers te verkopen, dan wil je absoluut geen lege kamers hebben. Alleen is er altijd een percentage annuleringen en no-shows, waardoor je zonder maatregelen zelden een volledige kamerbezetting zult hebben. Om die reden wordt er regelmatig gekozen om meer kamers te verkopen dan er daadwerkelijk zijn, zodat de overboekingen de gaten kunnen opvullen die de (last-minute) annuleringen en no-shows achterlaten.

Waarom is een overboekingsstrategie belangrijk?

Een overboeking kan, afhankelijk van de strategie, je hotel maken of breken. Je wilt een 100% bezettingsgraad en geen ’echte’ overboeking op de dag van aankomst. Om dat te kunnen realiseren moet er nauwkeurig gepland, geanalyseerd en gerekend worden. Het is belangrijk dat deze taak wordt uitgevoerd door iemand met expertise van overboekingsstrategieën, zodat het risico op miscalculaties minimaal is. Je hotel overboeken is namelijk geen gokwedstrijd; het is serieuze kansberekening.

Interessante informatie: 5 succesvolle prijsstrategieën voor een hogere omzet

Tips voor een overboekingsstrategie

Een data-analyse is erg belangrijk om een goede strategie op te kunnen stellen. Wanneer je hieraan begint, adviseren we de volgende punten mee te nemen in je analyses:

1. Het totaal beschikbare kamers
2. De bevestigde reserveringen op een bepaalde datum
3. Het aantal reserveringen met betalingsgarantie (bijvoorbeeld creditcardgegevens)
4. Het verwachte aantal annuleringen en no-shows (op basis van eerdere data)
5. Het verwachte aantal walk-ins
6. Het verwachte aantal stayovers (bijboeken) en understays (eerder vertrekken)
7. De upgrademogelijkheden op basis van de kamertypes

Monitor daarnaast zorgvuldig alle reserveringen, annuleringen en modificaties. Wat zijn de aantallen en kun je nog ergens problemen verwachten op de dag? Laat de overboekingsstrategie achterwege op dagen dat er evenementen of er andere speciale dagen zijn. Waarschijnlijk zitten andere accommodaties in de buurt vol, wat het lastiger maakt om in noodgevallen een gast over te plaatsen. Daarbij is op die data het aantal annuleringen vaak lager, omdat gasten het evenement niet willen missen.

Leer meer: 4 prestatie-indicatoren (metrics) voor een winstgevender hotel

Wat zijn voor- en nadelen van overboeken?

Overweeg je om overboeken toe te passen bij jouw hotel? Wij hebben nog kort de voor- en nadelen voor je op een rij gezet.

Voordelen van strategisch overboeken:

• Behalen van een hogere bezettingsgraad
• Maximaliseren van de revenue
• Relatief lage risico’s (mits er een goede strategie achter zit)
• Compensatie voor de gast is vaak goedkoper dan een lege kamer

Nadelen van strategisch overboeken:

• Risico op miscalculatie (een ‘echte’ overboeking)
• Extra kosten om gasten onder te brengen bij een andere accommodatie
• Nauwkeurig monitoren van reserveringen neemt veel tijd in beslag
• Betrokken medewerkers moeten expertise hebben van overboekingen

Het coronavirus teistert momenteel onze markt en is het daarom lastig om een overboekingsstrategie uit te voeren. Wat wel kan, is je voorbereiden op betere tijden zodat je goed beslagen ten ijs komt: lees je in, spreek met ervaren revenue managers en waag je aan een data-analyse.

Over SmartHOTEL

SmartHOTEL helpt hoteliers wereldwijd om hun weg te vinden in de spannende en de soms verwarrende wereld van online distributie. Vanuit ons kantoor in Nederland en het Verenigd Koninkrijk bedient ons team meer dan 1500 hotels met de Smart Channel Manager en op maat gemaakte integraties. Als Hospitality experts weten we precies wat onze klanten nodig hebben en welke uitdagingen hoteliers van alle soorten en maten elke dag te wachten staan. Meer weten over ons of onze services? Je kunt contact met ons opnemen via sales@smarthotel.nl of bellen naar +31 (0)182 75 11 18.