Online Reserveringssysteem: gratis vs. betaald

Ben je op zoek naar een online reserveringssysteem voor jouw hotel? Dan kun je ervoor kiezen om direct een hotelsoftwareprovider te benaderen, of je gaat eerst aan de slag met een gratis reserveringssysteem of proefversie. Welke keuze je ook maakt, het is belangrijk om eerst te bepalen welke processen in het hotel je wilt verbeteren. Wat wil je dat het reserveringssysteem oplost of verbetert?

‘Online reserveringssysteem’ is een ruim begrip en kan per branche compleet verschillen. Zelfs binnen de hospitality-industrie; een reserveringssysteem voor je restaurant heeft andere functionaliteiten nodig dan voor je hotelovernachtingen. Binnen de hotellerie kun je onderscheid maken tussen een intern reserveringssysteem voor het bijhouden van de gemaakte reserveringen (digitale agenda of Property Management System), of een externe reserveringsmodule (formulier of Booking Engine) waarmee gasten direct bij jou kunnen boeken.

Intern reserveringssysteem (agenda of PMS)

Maak je nog geen gebruik van een Property Management System? Dan staat je reserveringsoverzicht momenteel waarschijnlijk in Excel, een Outlook-agenda of zelfs nog een fysieke agenda. Je bent op zoek naar een digitaal systeem wat het bijhouden van je reserveringen efficiënter maakt, maar welke zaken verdienen hierbij extra aandacht? Ben je vooral op zoek naar een duidelijk overzicht en het gemakkelijk kunnen bijwerken van de planning, of wil je ook gastgegevens kunnen bewaren, facturen kunnen uitdraaien en housekeeping bijhouden?

Waarom een gratis reserveringssysteem

Je weet dat het beheer van je reserveringen efficiënter of gemakkelijker moet kunnen, maar je weet niet goed waar je moet beginnen. Je hebt daarnaast niet veel kamers en kunt daarom nog goed uit de voeten met je (digitale) agenda. De directe stap naar een betaald reserveringssysteem is dan misschien erg groot. Het is belangrijk om eerst te inventariseren wat je wilt (en moet) automatiseren in je hotel om je dagelijkse werkzaamheden efficiënter en winstgevender te maken. Een gratis reserveringssysteem of proefversie van een PMS kan je tijdelijk helpen om hier achter te komen.

Waarom een betaald reserveringssysteem

Het grootste nadeel van gratis reserveringssystemen is dat ze niet branche-specifiek zijn. Daardoor lossen ze niet de problemen op waar jij nu tegenaan loopt, en kost het je veel tijd en inzet om alles te krijgen zoals jij het wilt. Daarnaast wil je waarschijnlijk niet alleen je agenda vervangen, maar een volledig overzicht hebben van je gasten en hun verblijf. Denk hierbij aan:

• Een automatisch overzicht van status van de kamers, de bezetting en de aankomsten.
• Het aanmaken en wijzigen van reserveringen.
• Een facturatiemodule voor het verwerken en uitdraaien van facturen voor de gast.
• Een huishoudmodule(housekeeping) om de kamerstatus bij te houden.
• Het inzien van gasthistorie.

Als je weet dat je deze zaken nodig hebt om de dagelijkse werkzaamheden in jouw hotel efficiënter te maken, kun je het best kiezen voor een betaald reserveringssysteem. We noemen dit ook wel een Property Management System (PMS).

Lees ook: Wat is een PMS voor hotels?

Reserveringsmodule op de website (Boekingsmodule, Online Booking Engine)

Veel hoteliers zijn afhankelijk van de grote boekingssites. Hoewel boekingssites erg goed zijn voor de zichtbaarheid en het aantal boekingen, is vrijwel iedere hotelier meer gebaat bij directe reserveringen. Over directe boekingen hoeven namelijk geen commissiekosten afgedragen te worden, en er is direct contact met de gast. Een reserveringsmodule op de hotelwebsite helpt het hotel het aantal directe boekingen te verhogen.

Waarom een gratis reserveringsmodule

We willen één ding duidelijk maken: een gratis reserveringsmodule voor je website bestaat eigenlijk niet. Zelfs als je kiest voor een simpel aanvraagformulier of een (gratis) plug-in voor je website, zal je websiteontwikkelaar dit nog steeds moeten implementeren en er kosten voor rekenen. Uiteindelijk kost het je meer tijd en geld om de volgende redenen:

• Als een aanvraag binnen komt moet je deze volledig zelf verwerken: je moet je beschikbaarheid op de andere boekingssites aanpassen, contact opnemen met de gast en het vervolgens zelf in je agenda zetten.
• Het kost je ook boekingen: wanneer je gasten hebben gekozen voor jouw hotel, willen ze zekerheid over hun boeking. Een reserveringsaanvraag geeft dit niet, dus boeken ze liever via de bekende boekingssites.

Heeft je hotel een zeer specifieke salesstrategie of doelgroep waarin het direct aannemen en verwerken van individuele boekingen niet past? Dit is de enige situatie waarin je wellicht beter voor een gratis plug-in of formulier kunt kiezen in plaats van een professionele boekingsmodule.

Waarom een betaalde reserveringsmodule

Voor iedere hotelier die graag meer directe boekingen wilt en minder commissiekosten wilt afdragen aan de boekingssites, is een professionele boekingsmodule een must. Een moderne boekingsmodule draagt niet alleen bij aan een goede eerste indruk, maar helpt je ook om meer directe boekingen te converteren.

Het is belangrijk dat je kiest voor een boekingsmodule die zich specialiseert in de hotellerie en constant wordt aangepast naar de manier hoe je gasten boeken. Een boekingsmodule voegt waarde toe in functie, beleving en vertrouwen bij de gasten. Denk hierbij aan uitstraling, stijl, responsiviteit, en meer specifiek het aanmaken van verschillende kamer- en tarieftypen en arrangementen en promocodes aanbieden. Daarnaast kan een goede boekingsmodule veel verschillende betalingsvormen verwerken zoals creditcard, iDEAL, PayPal en andere internationale betaalvormen. Zo geef je jouw gasten meer flexibiliteit en jezelf meer zekerheid over de inkomsten.

Over SmartHOTEL

SmartHOTEL helpt hoteliers wereldwijd om hun weg te vinden in de spannende en de soms verwarrende wereld van online distributie. Vanuit ons kantoor in Nederland en het Verenigd Koninkrijk bedient ons team meer dan 1500 hotels met de Smart Channel Manager en op maat gemaakte integraties. Als Hospitality experts weten we precies wat onze klanten nodig hebben en welke uitdagingen hoteliers van alle soorten en maten elke dag te wachten staan. Meer weten over ons of onze services? Je kunt contact met ons opnemen via sales@smarthotel.nl of bellen naar +31 (0)182 75 11 18.