Wat is een PMS voor hotels?

PMS staat voor Property Management System, maar het wordt ook vaak een reserveringssysteem genoemd. Hoewel een PMS hoofdzakelijk wordt gebruikt om reserveringen te beheren en de gasten in en uit te checken, is een modern PMS van veel meer nuttige functies voorzien. Het PMS kun je zien als het technische hart van het hotel waar je alles kunt beheren wat te maken heeft met je gasten en hun verblijf, maar ook operationele zaken zoals facturatie, financiële administratie, housekeeping en (dag)rapportages draaien.

 

De vragen die worden beantwoordt in dit artikel: 
(klik op de vraag om direct naar het antwoord te gaan)

 

Gids Hoteltechnologie

 

Waarom is een PMS belangrijk?

Het is in de huidige tijd, waarin het overgrote deel van de boekingen online gemaakt wordt, niet meer realistisch om al je administratie nog handmatig te verwerken. De moderne hotelindustrie wordt gedreven door technologie en de PMS speelt hier al meer dan 30 jaar de hoofdrol in. De essentie van het PMS is om dagelijkse taken te automatiseren en daardoor je interne processen veel sneller en efficiënter te maken.

 


Hoe werkt een PMS?

 

Elke PMS ziet er anders uit en heeft andere functies. Vrijwel iedere PMS-leverancier zal (op locatie of online) een uitgebreide training van het systeem geven en altijd bijscholen of ondersteunen waar nodig. De belangrijkste eigenschappen van een PMS-systeem zijn:

  • Een beginscherm (dashboard) waarin het overzicht van de dag staat, zoals de bezetting, aankomsten en de status van de kamers.
  • Een digitale agenda (planboard) waarin reserveringen aangemaakt of gewijzigd kunnen worden.
  • Een facturatiemodule voor het verwerken en uitdraaien van facturen voor de gast.
  • Een huishoudmodule (housekeeping) om de kamerstatus bij te houden.
  • Een rapportagescherm met onder andere de gasthistorie.

Reserveringen die online gemaakt worden via onlineboekingskanalen of de eigen website komen niet zomaar in het PMS terecht. Als je wilt dat alle reserveringen automatisch in je PMS komen te staan, kun je deze het beste koppelen aan een channel manager.

 

Is een PMS duur?

Hoeveel je kwijt bent aan een PMS verschilt per leverancier en is afhankelijk van de functies van het systeem. Wanneer je een nieuw PMS uitzoekt, raden we je aan om van de kosten niet je eerste prioriteit te maken. Het gaat er uiteindelijk om dat het systeem zichzelf dubbel en dik terugbetaalt in tijd en efficiëntie. Er zijn tegenwoordig veel systemen die qua functies en prijzen zijn afgestemd op de kleinere hotelier. Deze systemen zijn vaak web-based-applicaties waardoor de normaal gesproken dure IT- en installatiekosten komen te vervallen. De meeste PMS-leveranciers hanteren een abonnementsvorm waarbij je per maand betaalt en je jaarlijks kunt opzeggen. Zo heb je geen hoge initiële kosten en kun je gemakkelijker wisselen als je toe bent aan een ander systeem.

 

Meer over hotelsoftware:

 

SmartHOTEL Channel Manager

 

Over SmartHOTEL

SmartHOTEL helpt hoteliers wereldwijd om hun weg te vinden in de spannende en de soms verwarrende wereld van online distributie. Vanuit ons kantoor in Nederland en het Verenigd Koninkrijk bedient ons team meer dan 1500 hotels met de Smart Channel Manager en op maat gemaakte integraties. Als Hospitality experts weten we precies wat onze klanten nodig hebben en welke uitdagingen hoteliers van alle soorten en maten elke dag te wachten staan. Meer weten over ons of onze services? Je kunt contact met ons opnemen via sales@smarthotel.nl of bellen naar +31 (0)182 75 11 18.

 

By SmartHOTEL | January 02, 2017

Share This Story, Choose Your Platform!

Search

Recent Posts