Welk hotel redt het zonder automatische betalingsverwerking?

De hotels die gebruik maken van automatische betalingsverwerking zijn nog in de minderheid. Maar zij hebben een grote voorsprong op hun concurrenten. Zeker nu het verkrijgen en verwerken van creditcardgegevens door strengere Europese wetgeving aan banden is gelegd, zoekt iedereen naar een werkbare oplossing. Die hebben wij met SmartCONNECT for Payment. Deze service biedt hoteliers echter nog veel meer voordelen. Van een betere cashflow tot tijdsbesparing bijvoorbeeld.

Met Smart Payments kunnen betalingen van hotelgasten snel, veilig en gastvriendelijk worden afgehandeld. Met één klik brengt de payment service provider zowel online als offline boekingen automatisch in rekening. De betalingen worden ook direct verwerkt in het Property Management System van het hotel. Overigens niet alleen als je ons eigen Smart Channel Manager gebruikt. Het werkt PMS-onafhankelijk.

Gegarandeerde omzet

Naast het gemak dat automatische betalingsverwerking oplevert, verbeter je er ook de cashflow mee. Je kunt er namelijk voor kiezen om (aan)betalingen direct bij de boeking te belasten. Zo realiseer je bovendien gegarandeerde omzet. Een ‘no show’ is de grote ergernis van de meeste hoteliers. Zul je zien dat je ‘nee’ hebt moeten zeggen tegen gasten die graag willen komen en er vervolgens een andere gast niet komt opdagen. De mogelijkheid om dan alsnog het volledige bedrag te incasseren, is dan zeer gewenst.

De payment service provider verwerkt die automatisch. SmartHOTEL heeft een strategische samenwerking met Adyen, een betrouwbare en Nederlandse partij met een wereldwijd betaalplatform.

Frictieloze betaling

Het transactieoverzicht wordt gekoppeld aan de reservering die al in het hotelbeheersysteem staat. De receptionist ziet ook direct of en wat de gast betaald heeft: alleen de aanbetaling of het volledige bedrag? Voor de hotelgast levert dat een frictieloze afhandeling.

Daarin gaan we best ver. Mocht er bijvoorbeeld iets zijn met een creditcard (ontoereikend saldo of verlopen), dan hebben we een alternatief om op terug te vallen. Vanuit het systeem kan eenvoudig per e-mail een betaallink worden gestuurd, waarmee de gast ter plekke met een alternatieve betaalmethode alsnog de boeking kan garanderen. Ook dit kan geautomatiseerd: het versturen van een e-mail met betaallink kan ingesteld worden volgens een set aan regels; het hoeft dus niet handmatig te gebeuren.

Tijd besparen en personeel slimmer inzetten

De slimme automatisering van de administratieve handelingen bespaart tijd. Om te beginnen hoeven de creditcardgegevens niet meer opnieuw te worden geregistreerd en geverifieerd bij inchecken. Aangezien de betalingsverwerking – van een aanbetaling of het volledige bedrag – al bij de boeking/reservering in gang is gezet, kan de receptiemedewerker de transactie vlot voltooien als de gast incheckt.

Iedereen in de hotelsector ervaart hoe lastig het is om personeel te vinden. Dat maakt het des te belangrijker om medewerkers zo in te zetten dat ze écht van waarde zijn. Nou, dat is niet het in- en overtikken van gegevens die al digitaal voorhanden zijn. Dan voorkom je ook gedoe achteraf door typefouten. Geef je collega’s liever de ruimte om het verblijf van de gasten zo aangenaam mogelijk te maken.

Nooit meer een activatiedatum vergeten

Een bijkomend voordeel is dat je als hotelier een oplossing hebt om te voldoen aan de strengere eisen aan de verwerking van creditcardgegevens (en de identificatie van de eigenaar). Die zijn op 1 januari 2021 door de Europese Unie ingevoerd met de PSD2-richtlijn en bezorgen menig hoteleigenaar kopzorgen.

Steeds meer betaal/pin-terminals accepteren geen manuele invoer van kaartnummers meer. De ‘card not present’-methode verdwijnt daarom op de terminals en automatisering is de enige uitweg is om de virtuele creditcards te belasten die boekingssites uitgeven. Het systeem houdt meteen rekening met de activatiedatum die de OTA aan de boeking heeft meegegeven – doorgaans de aankomst- of vertrekdatum. Zodoende kan de kaart op de juiste dag correct worden belast.

Zonder automatische betalingsverwerking moet je daar als hotelier zelf aan denken. Het risico bestaat dat je het vergeet of te laat bent… Dan moet je achteraf veel moeite doen om je geld alsnog te krijgen.

Verbeterde guest journey

Gasten zijn ook positief over automatische betalingsverwerking. Ze ervaren de guest journey als prettiger, want er zijn minder stappen nodig, én door de grotere keuze in betaalwijzen is er altijd één die voor hen vertrouwd en comfortabel is. Daarnaast is hij bij het in- en uitchecken sneller klaar aan de receptie doordat de papierwinkel van vroeger ontbreekt.

En mocht die gast onverhoopt hebben geannuleerd, maar al wel hebben (aan)betaald, dan is het wel zo prettig als je ook de terugbetaling hebt geautomatiseerd. Voor hem, maar ook voor jou als hotelier.

Meer weten hoe jouw hotel gemakkelijk kan gaan profiteren van automatische betalingsverwerking? Bel of mail met mijn collega Derreck, onze specialist: 0650909831 en derreck@smarthotel.nl. Of boek direct een afspraak in zijn agenda via deze link.

Over SmartHOTEL

SmartHOTEL helpt hoteliers wereldwijd om hun weg te vinden in de spannende en de soms verwarrende wereld van online distributie. Vanuit ons kantoor in Nederland en het Verenigd Koninkrijk bedient ons team meer dan 1500 hotels met de Smart Channel Manager en op maat gemaakte integraties. Als Hospitality experts weten we precies wat onze klanten nodig hebben en welke uitdagingen hoteliers van alle soorten en maten elke dag te wachten staan. Meer weten over ons of onze services? Je kunt contact met ons opnemen via sales@smarthotel.nl of bellen naar +31 (0)182 75 11 18.