Waarom hotels (geen) virtuele creditcards willen

Virtuele creditcards (VCC) nemen langzaam de wereld van de betalingen over. Er is een grote kans dat je er al mee werkt in het hotel. Ben je je bewust van de reden achter de populariteit van de VCC, en weet je waar je rekening mee moet houden als je zo'n betaalkaart ontvangt? In dit artikel vertellen wij je alles wat je moet weten over virtuele creditcards.

Wat is een virtuele creditcard (VCC)?

Een virtuele creditcard is een willekeurig gegenereerde 16-cijferige code die gekoppeld is aan de creditcard van je gasten. Het functioneert als een gewone creditcard en helpt gasten om veilig online te betalen doordat hun echte kaartgegevens worden beschermd en niet in verkeerde handen kunnen vallen.

Veel boekingssites zoals Booking.com, Expedia, en Agoda maken al gebruik van VCC's, om de veiligheid van de creditcardgegevens van de boekers te waarborgen.

Waarom gebruiken gasten en boekingssites een virtuele creditcard?

Virtuele creditcards zijn bedoeld om de creditcardgegevens van de boeker veilig te houden en te helpen bij het maken van veilige online betalingen. In plaats van dat de boekingssite de echte creditcardgegevens aan het hotel verstrekt, sturen ze een 16-cijferige code. Booking.com stuurt voor elke transactie een nieuwe VCC, ongeacht of het om dezelfde boeker gaat. Nadat het hotel de virtuele creditcard heeft belast, worden de gegevens ongeldig, waardoor het geen aantrekkelijk doelwit meer is voor hackers.

Een aanvullende opmerking: Booking.com past het VCC-proces niet alleen toe op creditcard-bevestigde boekingen. Elke betaling, ongeacht de betaalmethode die de gast heeft gebruikt, wordt via een virtuele creditcard overgedragen aan het hotel.

Lees ook: Veilig omgaan met creditcardgegevens in je hotel, hoe zit dat?

Hoe werken virtuele creditcards?

Het proces van betalen met een virtuele creditcard verschilt niet veel van normale creditcardbetalingen. In een notendop gaat het als volgt: de gast boekt een kamer via bijvoorbeeld Expedia, en vult alle nodige informatie in (inclusief de echte creditcardgegevens). Vervolgens belast Expedia de creditcard van de gast.

De volgende stap voor Expedia is het creëren van een virtuele creditcard, dat vervolgens in de reserveringsbevestiging wordt meegestuurd naar het hotel. Het hotel belast vervolgens de virtuele creditcard en zal nooit de echte creditcardgegevens van de gast kennen.

Hoewel dit proces vrij eenvoudig is, kan de manier waarop de hotelier de VCC-betaling verwerkt, per hotel verschillen. Er zijn echter een paar dingen die elke hotelier in gedachten moet houden:

• Een virtuele creditcard heeft hogere Interchange++ kosten dan een echte creditcard.
• Er zijn andere afrekenmomenten dan je gewend bent, en het kan zelfs per boekingssite verschillen.
• De boekingssite kan zijn eigen voorwaarden stellen aan de VCC, zoals activeringsdatum en annuleringsvoorwaarden.
• Je hebt niet de mogelijkheid om extra kosten in rekening te brengen, omdat alleen de geboekte prijs in rekening kan worden gebracht.

Wanneer kan je virtuele creditcards gebruiken?

Virtuele creditcards hebben een beperkte afrekenperiodes en de regels verschillen per boekingssite. Booking.com activeert de VCC’s bijvoorbeeld één dag na de incheckdatum, en Expedia activeert de VCC pas op de uitcheckdatum.

In het geval dat de gasten extra kosten maakt tijdens het verblijf, moet je deze in rekening brengen op hun echte creditcards. Het is alleen toegestaan dat het geboekte tarief in rekening wordt gebracht. Let er echter op dat je in het reserveringssysteem (PMS) de VCC-gegevens niet overschrijft met de normale creditcardgegevens.

Met andere woorden, met virtuele creditcards moet je afstappen van je normale betalingsproces en je aanpassen aan de vereisten van elke boekingssite die VCC's aanbiedt.

Virtuele creditcards automatisch belasten

Wist je dat virtuele creditcards direct naar je Payment Provider kunnen worden gestuurd zonder dat je ze handmatig hoeft te belasten? Dankzij SmartCONNECT for Payment en de directe integratie met het reserveringssysteem (via de betalingsprovider), kun je automatisch en veilig (virtuele) creditcards verifiëren of belasten.

Nieuwsgierig geworden? Lees meer: https://www.smarthotel.nl/smartconnect-for-payment/

Wat is Interchange++?

Als we het hebben over de nadelen van de virtuele creditcard, moeten we kijken naar de Interchange++. Het is een prijsmodel dat vooral in Europa en Noord-Amerika wordt gebruikt en biedt meer transparantie dankzij een gedetailleerd overzicht van de creditcardkosten. De Interchange++ bestaat uit drie verschillende tarieven, die hieronder worden toegelicht.

• Scheme fee (eerste +)

Visa en MasterCard brengen kosten in rekening voor het gebruik van hun netwerk. Deze kosten schommelen niet en liggen tussen 0,1% en 0,65% (afhankelijk van het type kaart, bijvoorbeeld Platinum of Commercial).

• Merchant service charge (tweede +)

Ook wel de acquirer fee genoemd; het is de vergoeding die in rekening wordt gebracht voor het verwerken van betalingen. De acquirer is vaak je betaaloplossing, zoals Adyen of WorldLine. De kosten voor Adyen beginnen bijvoorbeeld bij 0,60% per transactie.

• Interchange fee

De Interchange fee is voor de uitgevende bank (de bank van de klant) en bedraagt, voor gewone creditcards, maximaal 0,3% per transactie. Voor debetkaarten is dit 0,2%. Voor virtuele creditcards is de vergoeding echter veel hoger (1,65%). Dat is 5,5 keer hoger dan de normale afwikkelingsprovisie voor creditcards.

Waarom zijn de Interchange-kosten hoger voor virtuele creditcards?

Het is heel eenvoudig: er moeten meer handelingen worden verricht om de betaling te verwerken. En vergeet de nieuwe PSD2 -regelgeving in Europa niet, die het moeilijker maakt om kaartgegevens door te geven aan derden (in dit geval hotels).

Onze PMS-partner Mews heeft een duidelijk rekenoverzicht gemaakt van de Interchange++-kosten. Als je geïnteresseerd bent, neem dan een kijkje.

Conclusie

Een voordeel van de virtuele credit cards is dat je je geen zorgen meer hoeft te maken over of je de betaalgegevens wel veilig opslaat. Hoewel deze veiligheid prettig is voor zowel gast als hotelier, is er ook een keerzijde aan de VCC. Zo betaal je hogere interchange++ fees en is de periode waarin je betaling kunt innen op andere momenten dan bij de normale betaalkaart.

Hoe dan ook, vrijwel iedere hotelier weet dat de virtuele creditcards eigenlijk niet meer te omzeilen zijn. Dus zelfs als je tegen deze nieuwe betalingsmethode bent, dan nog zal je ermee moeten werken.

NB: De informatie in dit artikel is gebaseerd op Europese getallen. De tarieven kunnen afwijken als je op een ander continent gevestigd bent, of als je weinig Europese betalingen ontvangt.

Over SmartHOTEL

SmartHOTEL helpt hoteliers wereldwijd om hun weg te vinden in de spannende en de soms verwarrende wereld van online distributie. Vanuit ons kantoor in Nederland en het Verenigd Koninkrijk bedient ons team meer dan 1500 hotels met de Smart Channel Manager en op maat gemaakte integraties. Als Hospitality experts weten we precies wat onze klanten nodig hebben en welke uitdagingen hoteliers van alle soorten en maten elke dag te wachten staan. Meer weten over ons of onze services? Je kunt contact met ons opnemen via sales@smarthotel.nl of bellen naar +31 (0)182 75 11 18.